谁不喜欢开会？好吧，事实上，我们中的很多人都不喜欢。在这里，鲁拉-梅伊·埃莱夫特里乌-史密斯请来多位专家谈谈如何花最少的时间召开最有效的会议，无论是站会还是精心安排的有特邀嘉宾出席的会议
无论是预先安排的会议还是临时会议，如果收效甚微，就可能会带来很多潜在麻烦。加入团队讨论，参加公司最新动态传达会，或者花上45分钟时间进行跟进会谈，这些都很容易做到。但是，如果每天都排满会议，您可能会觉得自己好像没有时间去做实际的工作了。
eShare的研究(1)表明，普通员工每周要参加4.4次会议，其中超过一半的会议被认为是不必要的，个中原因显而易见。。但是，如果会议富有成效，那么与会的每个人都会受益匪浅。在这里，我们采访了一些专家，看看他们有何窍门可以让会议更富成效。
周三不开会
不必要的会议不仅浪费时间，还会让人昏昏欲睡。皇冠假日酒店及度假村最近在欧洲进行的一项研究(2)显示，34%的人承认在会议进行得太久时会感到乏味，而23%的人曾看到有人打瞌睡。
将某一天定为完全“禁会日”，这个实用方法可以让人们重新评估自己的时间。高绩效及高效率顾问阿比盖尔·爱尔兰指出：“减少20%的会议时间可营造一种稀缺感，促使人们在决定要继续参与的会议中分秒必争。”
周三是最佳“禁会日”，可以让您有时间停下来，执行工作评估并提前制定计划。“您可以回顾前两天的工作，并提前为周四和周五做计划，”爱尔兰说。“这是一个很好的机会，可以让您重新评估即将到来的会议，同时保持客观严格，决定是要放弃参加、委派他人参加或是选择参加会议。”
站会
美国圣路易斯华盛顿大学的一项研究(3)显示，站会不仅减少了在会议室花费的时间（因为人们更可能因无法安坐而感到不舒适），还能激发员工对创造性团体流程和信息共享的热情，甚至降低人们的“地盘意识”倾向。
帝诺·特里斯特是搜索引擎优化(SEO)代理机构Tecmark的战略搜索总监，他说引入站会大大缩短了办公室的会议时间。“我们的会议有时远远超过90分钟，而实际上却本不需要超过30分钟，”他说。“现在，会议时间减少了一半。会议变得更简明，但与会人员却更积极主动。站立有助于团队人员更快地进入要点，并更自信地将其表达出来。”
不要陷入无效会议的恶性循环
做好准备
根据团队协作平台Attentiv的数据(4)，美国63%的会议都是在没有事先计划好的情况下召开的，这导致很多人参与小组讨论时几乎不知道开会的原因。
克莱尔·柯林斯博士是雷丁大学亨利商学院的领导力发展与行为副教授，他说适当准备之后再参加会议对每个人都是有益的，这意味着提前阅读任何相关信息，了解会议议程和人们想要达成的目标。
“准备工作应该包括一系列合理的预期结果。与会者应该带着背景材料和所需的任何数据来参加会议，材料和数据最好事先分发，”她说。“与简要介绍事实和合理决策相比，对项目进行长时间的讨论很少能产生更有成效的结果。”
精心制定特邀嘉宾名单
是否发现您的会议特邀嘉宾名单越来越长？《哈佛商业评论》中引用的一项研究(5)可能会有所帮助 – 研究显示，出席会议的最佳人数应该在5到8人之间。如果出席人数超过这个数字，可能会导致无法做出艰难决策，或者没有足够的时间让每个人都发言等问题。
“只邀请需要出席的人即可，”管理咨询公司Saunders and Lee获认证的私人秘书路易斯·李表示。“当您制定议程时，很容易看到有些项目明显特定于某些人，所以只有他们需要参加”。
如果某个议程项目涉及整个部门或雇员团体，该怎么办？“团队可以向出席会议的一名人员简要介绍情况，这可减少需要发言的人数，”李说。
灵活制定座位表
20世纪60年代，环境心理学家罗伯特·索默尔曾对教室布置以及教室中学生的互动方式做过一项研究。之后，该项研究一直被应用于会议室里的行为(6)。
“一个简单的技巧是，通过座位安排来培养开会所需的心理定势。”私人及企业指导员理查德·哈里斯说。“例如，如果期望的结果是让团队达成共识，那不妨让所有人坐在一张桌子的同一侧。
如果您需要一个负责人，那么就安排他坐在桌子最前方；如果您想要会议室中的人持有更平等的态度，就安排他们坐在圆桌周围。如果您想要进行热烈的讨论，可以安排团队相对坐在桌子两端，这会让人产生一种不易察觉的对立感。想象一下国际象棋比赛中两名棋手相对而坐的情形。”
采用22分钟会议
“由于某种原因，会议的默认时长通常是30分钟或一小时，”绩效管理软件公司的首席执行官Clear Review斯图亚特·赫恩说。“问题是，企业经常成为‘帕金森定理’的受害者。帕金森定理指出，完成一项任务所需要的时间必然会延长，直至用完所分配的时间。”
正是出于这个原因，他决定在公司采用“更短时的会议”，管理人员和员工都严格遵守时间，以确保每个人都能成功执行这一规定。
谈到会议，22分钟被认为是一个神奇的数字。尼科尔·斯坦博克率先提出了“22分钟会议”的概念(7)，她建议采用九个步骤来确保会议保持高效并遵循这一时长，其中包括根据目标制定会议议程，以及禁止使用手机。
鲁拉-梅伊·埃莱夫特里乌-史密斯是一名驻英记者，为《独立报》、《赫芬顿邮报》和其他报纸撰稿
资料来源：
(1) https://eshare.net/are-your-board-meetings-missing-the-point/
(2) https://www.peoplemanagement.co.uk/news/articles/employees-waste-13-days-year-unproductive-meetings-survey
(3) https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/
(4) https://www.inc.com/chris-matyszczyk/here-s-proof-that-most-of-your-meetings-are-a-waste-of-time.html
(5) https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people
(6) https://www.today.com/health/how-choose-best-seat-meeting-every-time-t110087
(7) https://www.youtube.com/watch?v=z6536UbT_QA
