虽然同时处理多项任务让人感觉很棒，但却会降低我们的工作效率。马修·詹金在本文概述一些其他方法，帮助办公人员一次只专注于一项任务，从而提升幸福感和工作效率
英国企业家卡尔·瑞德曾一度认为自己的会计事务所D&T如同上足油的机器一样高速运转。因此，在发现团队成员完成相同任务所花的时间大不相同时，他感到十分震惊。某些员工的工作效率低了三倍，或者还不止三倍？于是，瑞德决定进行进一步观察。
结果发现，经常同时处理多项任务的员工完成任务所花的时间最长。这类员工在执行大型项目的同时，还一边处理电子邮件、社交媒体请求，以及接听和拨打电话。
瑞德表示，“这类员工经历着降温和预热效应(1)。当放下手上的工作去完成另一件次要任务时，注意力便会分散，即使只有几分钟，他们也可能要花半个小时才能回到原来的工作状态。这就是时间流逝的原因。”
在现代社会中，同时处理多项任务几乎被视为一种必备技能。能够同时处理几件事被认为是理所当然，即使是像同时发电子邮件和聊天这样简单的事。但是同时处理多项任务即表示效率更高，这只是一种谣传。
美国心理学协会的研究(2)表明，我们所认为的同时处理多项任务不但无效，且效率低。因为同时处理多项任务这个术语用词不当。戴夫·克伦索夫在《The Myth of Multitasking》一书中解释道：“大多数人所说的同时处理多项任务实际上是指切换任务。不管采用何种方法，在两件事之间快速切换既没有效果，也无法获得高效率。”
同时处理多项任务不仅耗时，而且会对您的心智能力产生不利影响。斯坦福大学的一项研究(3)发现，同时处理多项任务的人表现更差，且注意力集中的时间更短。实验证明(4)，当您将注意力从一项任务转移到另一项任务时，您的小部分思绪仍集中在前一个任务上。每次您将注意力切换回来时，都必须提醒自己刚才在做什么，同时又要稍稍为另一项任务分心。如此一来，您的认知负担便会增加。
根据更多研究(5)表明，相比一次专注于一项任务，同时处理多项任务要多花40％的时间。事实上，加利福尼亚大学的格洛里亚·马克发现，我们需要25分钟的时间(6)，才能重新将注意力集中到之前被打断的任务上。
如果同时处理多项任务行不通，我们又有何应对之法？
1.监控和计划
卡尔·瑞德主张花几天时间仔细监控日常处理的事务。“花点时间快速记下处理的任务，就很容易发现我在真正重要的事情上花费的时间很少。”他说道。
了解这点之后，瑞德开始认真规划每天的任务，力求充分利用自己的时间。他说道：“由我安排一天的任务，而不是由任务来决定我的一天应该怎么过。现在我会在晚上，为第二天的具体任务规划时间，并留出空闲时间处理其他业务。采用这种方法之后，我发现自己能够完成很多任务，这让我很震惊。”
每天不再同时处理多项任务并找回宝贵的时间
2.做“任务机会主义者”
在《福布斯》(7)的一篇文章中，珊尼·哈蒙和蕾妮·库利南建议不要再同时处理所有事，而是应该成为“任务机会主义者”，抓住时机，在相应的时间段执行不同的任务。
首先，他们建议根据完成每项任务所需的时间，将待办事项归入三个“桶”（小桶、中桶和大桶）。了解这点之后，您就可以为每天的任务设定优先顺序，充分提高工作效率。
小桶（装满需时不超过15分钟的任务，例如回复电子邮件）任务可在简洁的活动窗口中快速完成。
中桶（装有需保持专注但能相对从容完成的任务）任务可在会议突然取消，或航班延误时解决。
大桶（装有需要保持高度专注的任务，例如，撰写策略文件或分析数据）任务需要专门安排时间完成。
正如哈蒙和库利南所说，在短时间内快速处理中小型任务，则可将更多精力用在通常更为重要的大型项目上。
3.将一天“划分为时间块”
生产力研究专家玛丽安·佩奇建议，如果将一天“划分”为时间块，工作效率将大幅提高。例如，90分钟为一个时间块，每个时间块之间设短暂休息时间。然后，将一项任务、项目的一部分，或某个业务领域分配到每个时段，并且在给定的时间内不能偏离这些任务。
佩奇解释说道：“首先，提前规划每天的任务，然后您潜意识中便会知道自己接下来的任务，而且每个‘部分’的任务都要在有限的时间内完成，如此您就会开始在脑海中制定计划。您可利用中间的休息时间恢复精力，并将您的注意力转移到下个任务或业务领域。”
4.采用番茄工作法
这种方法将任务分为小块，通常每块需要25分钟完成，然后在两个小块之间设休息时间。这种时间管理法由弗朗西斯科·西里洛在20世纪80年代后期创立。西里洛在大学学习期间，曾一度难以提高学习效率。据说，他找到形似番茄的厨房定时器（该方法以此命名），设置了几分钟，便开始在短时间内专注地学习。时间一到，他便休息一下，以作为对自己的奖励。
这种方法很有用：结果，西里洛发现自己能够更好地专注于手头上的任务，并最终完成更多任务。这种简单但有效的方法催生出许多应用程序，比如Marinara Timer(8)和PomoDone(9)，两者都提供易于使用的计时器，帮助您掌握这种方法。
5.深度工作
强大的意志力是提高工作效率的另一项技能。教授兼作者卡尔·纽波特在其华尔街畅销书《深度工作》中赞美了专注于一项任务的力量。
纽波特称深度工作的能力为“21世纪的超能力”，并将其定义为“在不受任何事物打扰、高度专注的状态下进行的专业活动，而这种专注度能够使个人的认知能力达到极限。这种做法可创造新价值、提高技能，而且难以复制。”
纽波特提出深度工作的四项原则：创造单独的空间和时间，以便工作时不受干扰；关闭社交媒体；在感到厌烦时，抑制切换任务的冲动；“摒弃浮浅工作” – 尽量减少在耗时且不重要的任务上所花的时间。
这并不是一种极端的方法，而这也正是该方法吸引人的地方。您不必完全摆脱干扰，事实上，您只需要在深度工作时，才需要完全摆脱干扰。
6.做狩猎者
更进一步的方法是JotForm（该公司制作用于创建在线表格的软件）创始人艾依特金·汤克提出的狩猎法则。狩猎法则是马克·吐温著名忠告“吃青蛙”（建议每天首先处理最不想做的任务）的延伸。汤克建议每天只专注于一项任务，但要将完成这项任务作为目标。
正如莱拉·麦克来伦在为Quartz撰写的文章中提到(10)：“您只需选择一项任务作为当天的工作重点，即使完成该任务不需要一天的时间。接着在便利贴上写下这项任务，并将其贴到笔记本电脑上，以作为您的目标。每当您注意力开始分散，想要查看一直在等的短信、想着要干洗衣物，或者想做任何与工作无关的事情时，看看便利贴。”
汤克的方法源于人类早期的生存之道。他写道：“如果猎人成功狩获猎物，他的家人当天才有食物。如果失败，便得饿肚子。道理就是这么简单(11)。他没有时间查邮件、参加费时的会议，或发送跟进邮件。他当然也没时间罗列待办事项。”
马修·詹金是一位活跃于美国的自由撰稿人，是《卫报》求职者和转职者社区站点“卫报工作”板块的前任编辑
资料来源：
(1) https://en.wikipedia.org/wiki/Ramp-up
(2) http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx
(3) http://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/
(4) http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399
(5) http://www.apa.org/monitor/oct01/multitask.aspx
(6) http://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html?_r=0
(7) https://www.forbes.com/sites/harmoncullinan/2016/10/06/stop-all-multitasking-become-a-task-opportunist-instead/#79d8c5061361
(8) https://www.marinaratimer.com/
(9) https://pomodoneapp.com/
(10) https://qz.com/work/1369733/the-hunter-method-productivity-hack-can-bring-clarity-to-your-day/
(11) https://www.jotform.com/blog/to-do-list-alternative/
