如果沒有稀鬆平常的電郵，我們將寸步難移，但是越來越多員工的生活卻被永無止境的收件箱管理事宜佔據。Matthew Jenkin 將在本文列舉七種緩解電郵數量過多問題的方法
全球每天的電郵傳送量大約為 2,690 億封 (1)，即時說人們每秒傳送近 310 萬封電郵。隨著電郵收發流量預計將同年增長 4% (2)，很多員工亦發現自己難以管理收件箱，更認為這影響了他們的工作能力。對於忙碌的企業家來說，管理爆滿的收件箱變得愈發重要，因此我們將於下文介紹七種創新方法，讓企業老闆能夠在 2019 年免受被電郵轟炸之苦。
1. 在電郵主旨加上標籤
軟件公司 GPS Goal Trak (3) 創辦人 Richard Davies 會為電郵加上清晰的標籤，便於讀者優先處理需要立即回覆的電郵。他的方法是在主旨前方加上下列三個詞語之一：<Info> 代表資訊、<Action> 代表希望收件人執行某個動作，而 <Comment> 則代表希望收件人提供意見或反饋。
Richard 說道：「我以前每天會收到 100 多封電郵，問題在於發件人撰寫主旨時太過草率。對於帶領一個成長中團隊的企業家來說，解決這個問題尤為重要。他們必須懂得如何善用主旨標籤。」
2. 擁有多個電郵帳戶
企業家 Lana Elie 表示，如果擁有多個電郵地址，那麼就能夠確保將所有緊急的電郵集中在同一個收件箱中，而且每當收到這類電郵時，手機或桌面電腦便會立即發出提示；其他電郵則每天會在指定的時間傳送至某個收件箱中。
她提醒說：「我們必須每天預留時間來閱讀電郵，否則就會一直拖延下去，直至一天發現電郵已經多得處理不過來，或者已經過了回覆期限。我每天早上第一件事就是查看每個收件箱，然後根據它們的緊急程度加上相應的標籤，這樣我的腦海就有一個大概的時間表，提醒自己回覆每封電郵的時間。」
3. 關閉應用程式的提醒功能
redheadPR 創辦人兼董事總經理 Sara Tye 堅信：「沒有一封電郵緊急得要在 10 秒內回覆。你可以在有空時才回覆它，而您手機主頁畫面的提示訊息只會使您分心，震動提示則更糟糕。只需在會議結束後打開電郵，快速閱讀內容、排列優先順序並將之分類即可。」
心理學家認同這個觀點，則認為永無止境的更新資訊會為我們帶來巨大壓力。總部位於倫敦的 Future Work Centre 展開了一項關於職場體驗的心理學研究，報告結果 (4) 發現，即使用戶沒有打開電郵應用程式，「推送通知」功能仍會提示有新訊息，使他們不斷查看並閱讀電郵，使他們出現緊張和擔憂的情緒。
Jargon PR 行政總裁 Simon Corbett 說道：「懂得篩選至關重要。」
4. 訂立電郵「宵禁時間」
遙距技術以迅雷不及掩耳之勢改變了我們的工作方式，以致我們很難想起，過去的公司都設有營業時間，而且我們無需在家中「登入」工作。但是，Davies 建議企業家應反璞歸真，重新訂立辦公時間。他認為，「隨時候命」所帶來的壓力不僅會讓自己和團隊苦不堪言，還會導致其他低效現象。
他表示，如果您在辦公時間以外的「愚蠢時間」傳送電郵，而不是花時間仔細整理自己的想法，並將之整合成一封簡潔明瞭的電郵，就會很容易習慣一有新的想法便傳送多封電郵。
他解釋道：「尤其當您在委派任務時，這種做法大大增加 [您的團隊] 感到不知所措的可能性。通訊的品質和結構十分重要，此舉會將本來一封電郵就能清楚說明的事，突然變成了三封電郵。」
5. 篩選訊息
企業家 Simon Corbett 認為，篩選訊息至關重要，而 Gmail 在這方面的表現十分出色。Jargon PR 行政總裁說道：「建立一個『待讀』文件夾，並將所有不重要的電郵分類至其中。如果電郵十分緊急重要，就將之優先處理，反之則放入『待讀』文件夾；每逢週五抽出 1 小時來閱讀這些電郵。您會驚訝竟然有這麼多電郵根本不需要回覆。」
Tye 表示，她公司的員工會將收件箱的電郵數量限制為 50 封。她鼓勵所有員工在工作時分類、儲存和刪除電郵。她說這種做法有助減輕壓力，並確保下班時收件箱保持整潔。
此外，Emphasis Training and Emphasis 360 的創辦人 Rob Ashton 寫道 (5)，市面上有不少應用程式可以幫助您分類並整理電郵。他推薦使用 Sanebox (6)，這款應用程式可以根據過去記錄和行為分類電郵。另一方面，如果您收到任何標記為重要發件人所傳送的電郵，WeekWill (7) 會向您發送短訊，甚至會打電話給您。如此一來，您就可以完全關閉電郵應用程式，不必擔心錯失重要電郵。
6. 掌握傳送電郵的「ART」之道
在管理收件箱時，Davies 認為「ART」這個簡潔的縮寫十分有用：
行動 (Action)：「如果您需要採取行動，就請馬上執行，或是在日程表中安排時間，以便稍後完成。」
回覆 (Reply)：「如果發件人要求你回覆電郵，則不要丟下電郵，等到之後才作回覆。最好花點時間整理一下你旳回覆內容。立即回覆電郵，不要拖延。既然您已經花時間閱讀了電郵，如果您稍後才回覆電郵，那麼便需要在回覆前重讀一遍，從而浪費寶貴的時間。既然開始了，乾脆一氣呵成吧。」
垃圾箱 (Trash)：「善於使用刪除鍵，清除不必要的雜亂電郵。」
7. 緊記魔法數字「15」
有時候簡潔最珍貴。Davies 認為，處理電郵事宜時尤其如此。他的首要經驗法則就是，如果您的電郵長得需要向下滾動來閱讀全文，那麼內容就太多了，而且讀者可能不太願意從頭讀到尾。他表示，在很多情況下，我們可以考慮將重點濃縮成 15 個字的電郵主旨，從而節省大量時間和精力。例如，您可在主旨中寫「請在明天下午 4 點前將報告交給我！」這樣您就不必打開電郵，閱讀並回覆內容。「這些步驟完全沒有必要」他補充說。
他續稱：「如果您傳送了一封電郵，而電郵標題包含了一切的須知資訊，這樣就能節省時間。這是很好的習慣，因為它可以迫使您簡明扼要地表達想法。大多數電郵中都有太多廢話。」
Matthew Jenkin 是一位英國自由撰稿人，曾擔任《衛報》求職者和轉職者社群網站 Guardian Careers 的編輯
資料來源：
(1) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/01/Email-Statistics-Report-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(2) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(3) https://www.gpsgoaltrak.com/
(4) http://www.futureworkcentre.com/2016/01/press-release-how-you-manage-your-emails-may-be-bad-for-your-health/
(5) https://www.theguardian.com/small-business-network/2015/aug/18/email-overload-escape-tyranny-inbox
(6) https://www.sanebox.com/
(7) http://www.weekwill.com/
