誰不喜歡開會？好吧，事實上很多人都不喜歡它。Loulla-Mae Eleftheriou-Smith 將於本文請教多位專家，了解有關如何花最少時間召開最有效會議的建議，包括站著開會，以及精心安排與會人員名單
無論是預先安排還是臨時舉行的會議，如果召開的方法不對，那麼就可能會帶來許多潛在麻煩。在日常工作中，我們常常會被拉入團隊討論、需要參加有關公司最新動態的會議，或是花上 45 分鐘參與本應只是個簡短的跟進會談。但是如果您每天日程都排滿了會議，您可能就會覺得自己好像沒有剩餘的時間去做實際的工作了。
eShare 的研究 (1) 表明，一般員工平均每週參加 4.4 次會議，其中超過一半的會議被認為是不必要的，背後的原因不難想像。但是如果會議富有成效，那麼與會的每個人都會受益匪淺。我們在本文採訪了一些專家，以了解一些有關如何提高會議成效的建議。
不在週三召開會議
不必要的會議不僅浪費時間，還真的會讓人昏昏欲睡。皇冠假日酒店及度假村最近在歐洲展開的一項研究 (2) 顯示，34% 的受訪者承認曾在太冗長的會議中發白日夢，而 23% 的人曾看到有人打瞌睡。
高績效和工作效率顧問 Abigail Ireland 認為，若能空出一天不安排任何會議，人們將能夠有效地重新評估他們的時間：「將會議時間縮短 20%，便可以營造一種稀缺感，以鼓勵促使人們參與會議時分秒必爭。」
星期三是不開會的最佳日子，因為它讓您有時間停下來、評估和提前計劃。Ireland 說：「你可以梳理一下前兩天的活動，提前為星期四和星期五作好計劃。這也是一個很好的時機，讓你重新評估即將到來的會議，並以客觀嚴格的態度決定放棄、委派他人或選擇參加會議。」
站立式會議
美國聖路易斯華盛頓大學的一項研究 (3) 顯示，站立式會議不僅減少了在會議室花費的時間（因為人們較少機會在座位中安頓下來），還能激發員工對團體創作流程和分享資訊的熱誠，甚至能降低人們的「地盤意識」傾向。
搜尋引擎優化公司 Tecmark 的策略性搜尋部總監 Tino Triste 表示，其公司引入站立式會議後，他們成功大大縮短了辦公室的會議時間。他說：「我們的會議有時遠遠超過 90 分鐘，而實際上根本只需 30 分鐘便能完成。現在，公司的會議時間減少了一半；會議內容變得更精準簡明，但成果同樣出色。站立有助團隊人員更明確及自信地表達其想法。」
不要陷入成效低下會議的惡性循環中
作好事前準備
根據團隊合作平台 Attentiv 的資料 (4)，美國 63% 的會議都是在沒有事先計劃好的情況下召開的，這導致很多人參與小組討論時根本不知道開會的原因。
Clare Collins 博士是雷丁大學亨利商學院的領導才能發展與行為學副教授，他說如果所有與會人員都能在參加會議前作好適當準備，便可為所有人帶來好處；這代表著提前閱讀任何相關資訊，了解會議議程和人們想要達成的目標。
她說：「準備工作應該包括訂立一系列合理的預期結果。與會者應該帶著背景材料和所需的任何資料來參加會議，如果能事先分發材料和資料就更好了。與簡要地介紹事實和合理決策相比，長時間地討論項目內容一般不能產生太多具有成效的結果。」
精心安排與會人員名單
您有否發現自己會議的與會人員名單越來越長？《哈佛商業評論》所引用的一項研究 (5) 可能有助我們解決這個問題。此研究顯示，出席會議的最佳人數應該在 5 至 8 人之間。如果出席人數超過這個數字，可能會導致無法作出艱難決策，或者沒有足夠的時間讓每個人都有機會發言，以及其他各種問題。
管理諮詢公司 Saunders and Lee 的獲認證私人秘書 Louise Lee 表示：「我們只需邀請需要出席的人。當你訂立議程時，很容易可以看到有些項目明顯針對特定人員，那麼只需邀請他們便可以了。」
如果其中一項議程項目涉及整個部門或員工群組，那該怎麼辦？Lee 說：「團隊可以向其中一名出席會議的人員簡單介紹情況，這可減少需要發言的人數。」
靈活安排座位
1960 年代，環境心理學家 Robert Sommer 對教室佈置方式及學生如何參與其中的方面展開了一項研究；自此，該項研究就被應用於會議室裡的行為研究 (6)。
個人兼企業指導員 Richard Harris 說：「一個簡單的技巧是，透過座位安排培養開會所需的心態及思維。例如，如果這個會議的目標是讓某個團隊達成共識，那麼讓所有人坐在一張桌子的同一側將有助他們做到這一點。」
「如果你需要一個負責主持會議的人員，那麼可以安排他坐在桌子的最前方；如果你想會議的與會人士持有更平等的態度，就可以安排他們圍著圓桌坐。如果你想員工展開熱烈的討論，安排不同團隊坐在桌子的對面兩端可以讓人產生一種微妙的對立感。這種坐法有點像國際象棋比賽中兩名對手面對面坐著的情況。」
採用 22 分鐘會議
績效管理軟件公司 Clear Review 的行政總裁 Stuart Hearn 說：「不知為什麼，會議的時長通常是 30 分鐘或一小時。問題是，企業經常成為『帕金森定理』的受害者。帕金森定理指出，一項任務的完成時間必定會延長至填滿獲分配的時間為止。」
這就是為什麼他的公司決定採用更短的會議時間，並要求管理人員和員工都嚴格遵守時間，以確保每個人都能成功執行這個政策。
談到會議，22 分鐘被認為是一個神奇的數字。Nicole Steinbok 創立了「22 分鐘會議」(7) 的概念，並推薦有助我們遵循這個時長並保持高效的九個步驟，包括訂立以目標為主的議程，以及禁止使用手機。
Loulla-Mae Eleftheriou-Smith 是一名駐英記者，並為《獨立報》、《哈芬登郵報》和其他報紙撰稿
資料來源：
(1) https://eshare.net/are-your-board-meetings-missing-the-point/
(2) https://www.peoplemanagement.co.uk/news/articles/employees-waste-13-days-year-unproductive-meetings-survey
(3) https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/
(4) https://www.inc.com/chris-matyszczyk/here-s-proof-that-most-of-your-meetings-are-a-waste-of-time.html
(5) https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people
(6) https://www.today.com/health/how-choose-best-seat-meeting-every-time-t110087
(7) https://www.youtube.com/watch?v=z6536UbT_QA
