健身單車、有助調整生理時鐘的照明系統，以及來自太空的衛星直播……德州侯斯頓 NASA 太空中心的前任務指揮主管 Paul Sean Hill 將於本文解釋 NASA 如何建立無與倫比的辦公室環境，同時迎合靈活辦公的趨勢。
您可以形容一下 NASA 地面指揮中心嗎？
它看起來有點像緊急熱線中心或空中交通管制設施。中心內約有 20 張桌子，每張桌子上都配有幾個電腦螢幕，而房間前方亦設有一個大螢幕，用來顯示整個團隊的摘要資料。正如你在電影中看到的那樣，我們的牆身頂部掛有一排時鐘，用於顯示各種時間，包括當前時間及太空船下次進入衛星覆蓋範圍的時間。一般來說，我們要不是在倒數項目的開始時間，便是在計算項目開始後的進行時間。
訪客通常會對哪樣東西感到最驚奇？
當人們走進觀察室，並看到中央螢幕上的大地圖展示著太空船在地球上方的位置時，他們總是會感到興奮不已。那個地圖旁邊的大螢幕則播放著太空船內外情況的影像。訪客們總會全神貫注地觀看，而且每次一定會有人問：「這是真的嗎？這真的是這一刻發生的事情嗎？」我們每次都會回答：「沒錯，這真的是我們上方 250 公里的半空中正在發生的情況。」
大眾都十分了解中心的佈局，其設計有什麼特別之處呢？
當我們在六十年前剛開始探索太空時，員工的座位安排十分重要。各個部門會分組而坐，以便部門成員比較筆記內容。但在如今的電腦世界中，這反而沒那麼重要了。現在，他們只需要待在同一間房間，或者使用通訊系統，隨時隨地透過視像鏡頭與對方面對面對話及交換資訊。
1964 年的太空站飛行指揮室
職員是否可以選擇遙距辦公或靈活辦公？
日新月異的技術發展讓我們能做到某程度上的靈活辦公。我們採用的系統讓控制室以外的員工能夠在家中登入帳戶並辦公。當然，在不用駕駛太空船（比如分析數據或匯總簡報）時，他們亦也可以從其他地方辦公。現時，中心也開始讓員工每兩星期享有一次週五在家辦公日。我們會根據個別情況鼓勵職員：如果你可以在 9 天內完成本應 10 天內需要達成的 80 個工時，並且無需參加任何會議，那麼你大可以在第 10 天休息放假。這個做法大幅提升了團隊的士氣。由此可見，適當地運用靈活辦公能夠改善我們的工作效率。
工作站的設計有多符合人體力學？
這樣說也許會得罪我的許多前輩，但我認為工作站剛設立的頭 40 年至 50 年間，我們的精力均集中在技術層面，而大多有關員工方面的因素則被視為次要的一環：令人不舒服的椅子、座位及鍵盤擺放方式隨處可見。在過去的 10 年，我們學會了更認真地看待這個問題。從 2011 年左右開始，我們徹底改變了這一切。
這些改變當中，有哪些是參考了職員的反饋意見？
我們都是慢慢收集意見，積少成多。人們一開始並沒有抱怨太多，因爲工作環境一直以來都是這樣的。以前，當員工抱怨座位或燈光時，管理人員只會不屑地轉著眼珠附和道：「是的，沒錯。我們就是靠這樣的燈光登上了月球。現在你可以閉上嘴去工作了吧。」
然而隨着時間的推移，各種研究結果證明了良好人體力學的重要性。NANA 內部醫生亦告訴我們，工作場所的燈光會直接影響員工的情緒。總括來說，我們發現 NASA 能夠大大提升工作站的人體力學設計，為職員提供更好的工作場所，同時不會影響開支成本。事實上，我們購買的新商用電腦桌比原本由政府提供的控制台更加便宜。
德州侯斯頓 NASA 太空中心前任務指揮主管 Paul Sean Hill
NASA 職員經常需要在無窗辦公室內工作長達 10 個小時。您如何確保僱員能夠保持健康體魄？
我們需要在寬敞無窗的大樓裡辦公，以便為電腦提供低溫環境，但這也意味著辦公室內不會有任何自然光線。考慮到這一點，我們研究了人工照明的水平、顏色和風格。人工照明還有一個額外的好處；它可以幫助員工調節生理時鐘，並在員工需要日夜顛倒地工作時協助他們在合適的時候入睡。
我們的醫生亦建議員工在輪更期間四處走動；即使每小時只活動兩到五分鐘，也可對他們的長遠健康帶來重大影響。我們更在地面指揮室內設立了健身房，內裡配備幾輛健身單車及跑步機，方便職員在休息時間來這裡放鬆活動一番。
辦公室有任何著裝要求嗎？
可以說有，也可以說沒有。我很老派，當我任職飛行指揮官時，我總是會佩戴領帶。在過去的 20 年間，中心的着裝要求已略有放寬。由於我們現時 24 小時全年無休，因此你會經常看到一些員工（尤其是夜班職員）身穿商務休閒服裝。然而在一般情況下，商務休閒服裝已是我們的著裝最低要求。我們十分注重 NASA 向外界所呈現的形象，並希望人們知道我們是專注於航空事業的專業人士。
對於高效團隊合作方面，您有什麼建議？
首先，互動至關重要。NASA 十分鼓勵各級職員（包括上司與下屬）之間的互動。我們必須讓每位員工都覺得能夠自在地與彼此談論工作、面對面或遙距分享知識，並獲得身邊同事的支持。
其次，承接第一點的內容，員工亦需要在工作方面盡力爭取 100% 的透明度。若果你的員工習慣隱瞞資訊，這可能是一種警告，說明你的團隊存在信任問題。當地面指揮中心出現任何問題時，無論問題出自機構的任何部門，我們都希望員工能夠立即向高層管理團隊報告相關事宜。這聽起來好像我們十分執著於微觀管理，但我們發現這種做法能帶來莫大的影響。無論問題有多微不足道，能夠在問題發生時立即處理，就可讓我們有效地掌握形勢。結果我們發現，管理層會議所需的時間減少了一半，而且管理層能夠作出更好的決策，並可更有效地帶領機構。
第三，鼓勵團隊所有成員分享他們對於改進方法的建議。許多人之所以不抱怨出現問題的東西，是因為他們不想在不合時宜的場合突出自己。我們明白到，為了機構的利益和員工的健康和幸福著想，傾聽團隊成員的心聲是我們最需要做的事情。
一般市民能從地面指揮中心身上學到什麼？
最重要的是：你必須留意自己是否不斷原地踏步。在很長一段時間裡，NASA 建立辦公室的方式使我們價格不菲的設備無法充分發揮其出色功能。這聽起來很不可思議，儘管我們的工作性質如此特別，但我們卻花了很長時間才從舊式個人電腦和軟件轉換為最新的技術。邁出一大步並做出改變是我們所能做的最好事情。
