籃球界傳奇米高·佐敦曾說過:「靠天分能贏一時,團隊精神與智慧才能贏得最後勝利。」這對體育來說是真理,而公司運營也是如此。擁有才華洋溢的團隊固然可以幫助公司獲得重大成就,但若要贏得前所未有的巨大成就,就需要為職員建立便於高效合作的環境和策略。
多團隊合作趨勢
多團隊合作是一種善用員工資源的方式,用於安排每個人同時在多個項目或部門中工作。根據 Academy of Management Review 的統計數據,這種方式已普遍應用於美國和歐洲 65% 的知識工作者(如科學家、研究員、工程師以及學者等)。
在資訊科技、軟件、諮詢服務和產品開發等行業內,多團隊合作已是常態。這種方式現已更廣泛地應用於其他領域,如教育界、醫療界和駕駛業。Centre for Creative Leadership 的調查數據指出,不論是哪個行業,幾乎 95% 職責涉及團隊工作的員工均需要參與多於一個團隊。
多團隊合作帶來的益處
多團隊合作讓公司得以更有效地運用其人力資源。如果一名職員只需要在一個項目中投入 50% 的時間和精力,多團隊合作方式就可允許他們將剩餘的能力投放於另一個項目。與僱用兩名職員完成兩個獨立項目不同的是,公司可以分拆一名值得信任的職員之時間,讓其同時完成這兩個項目。這可為公司節約招聘和培訓新人的支出,以及整體職員成本。
在不同項目和團隊中充分運用員工能力亦可令組織中更多人了解其他部門的優先順序和工作量。過去,進行項目時所遇到的障礙包括調整工作方向,或是僱用新人才以彌補技術缺陷。有了這種新工作方式,多團隊合作組織可以助企業跳過這些步驟,直接調用其他部門的人才解決問題。透過多團隊合作方式分配專業人才,即可促進技能轉移,並快速提升整個團隊的工作能力和自信。
致力共享知識的組織也有助團隊成員更深入了解公司運營情況。有了更詳細的公司資訊,組織中的員工便可以作出更具創意的貢獻,以構思新想法和訂立公司策略。當全體員工均能夠理解並追求最佳實踐做法,那麼領導層就可以更輕鬆地鼓勵橫向思維、合作精神和創新概念。多團隊合作亦可有助打破藩籬,避免阻礙組織提升效率,並協助公司達到巔峰狀態。
多團隊合作的風險和弊端
若員工同時進行各種不同項目,並將注意力分散至不同地方,或會令其感到精疲力盡,導致工作效率下降。如果團隊成員需要離開某個項目,轉而幫忙解決另一個項目的問題,則可能會對多個部間,甚至整個組織帶來衝擊。項目延遲、壓力以及工作動力的下降有可能會大大影響員工的效率,甚至公司的盈利能力。某些項目或問題或許無法得到足夠的重視,甚或完全被忽視,以至損害整間公司的營運進展或成果。
儘管如此,如果公司領導層及項目主管採用策略性和前瞻性的多團隊合作方式,則可以避免上述難題。儘管團隊成員或許只在每週或每月的部分時間一同合作,若可建立他們之間的凝聚力、信任和團結精神,公司就能取得成功。控制團隊互相依賴的風險、積極管理團體之間的優先順序,以及消除阻礙問題解決的障礙都是公司必須著重的關鍵。
領導多團隊合作方式
領導層必須深入理解其員工的技能組合和個人才能,並了解如何有效地加以運用。他們需要設立系統,以助團隊成員享有順利地與彼此合作及達至共同目標的良機。另外,在聘請和培訓主管方面進行投資也有助項目走上正軌,並避免陷入潛在危機。如果你鼓勵重視參與和適應能力的工作文化,就可更容易推動多團隊合作方式,並且有助團隊成員了解其自身的優點和弱點。
例如,專業顧問公司麥肯錫的所有團隊成員(包括團隊領導人員)均會在展開新項目時發表自己如何透過工作建立或提升關鍵技能。員工公開說出這些想法有助營造一種互相支持和問責的環境。這會激勵團隊成員的個人發展,並獲得項目成果。
明確地找出不同團隊和項目之間的聯繫,則可以讓領導人員更有效地帶領多團隊工作。公司領導層若能了解這些聯繫,就可以促進各個團隊之間的知識傳遞。當某個項目暫時需要所有人手以解決問題或達至某個里程碑時,這種做法還可以保護公司運作免受干擾。員工或許已深入了解他們在不同團隊中所擔任的角色,以及處理工作的優先順序,然而有效的監督仍有助保障公司利益及重要項目,並為公司鋪設更平坦的發展道路。
幾乎每個行業的知識工作者均即將成為多團隊合作的成員,甚至已開始參與這種工作方式。公司領導層越早採用多團隊合作方式並為其創造合適環境,就越能幫助團隊和公司蓬勃發展。