儘管同時處理多件任務會讓我們感覺很棒，但這或可能會降低您的工作效率。Matthew Jenkin 將於本文介紹一些另類的方法，讓我們每次只專注於一項工作，從而令員工變得更幸福和更具工作效率
英國企業家 Carl Reader 過去一直認為他的會計事務所 D&T 就如加滿了油的機器一樣運作順暢。因此，當他發現團隊中不同的成員完成相同任務所需的時間相差甚大時，他感到十分震驚；究竟是因為有些員工的工作效率比人慢三倍，還是背後有其他的因素？他決定更仔細地觀察及研究一番。
他發現，那些同時處理最多任務的人往往需要最長的時間去完成一件任務。他們一邊處理電郵、社交媒體要求和來電，一邊努力完成規模更大的項目。
Reader 表示：「採用這種工作方式的員工會遇到降溫和預熱效應 (1) 的問題。當他們放下一項工作去完成另一件較次要的任務時，即使他們只分心了幾分鐘，一旦轉移了注意力，他們便需要多達半小時才能重新進入狀態。這就是我們工作時浪費時間的原因。」
在現代社會，同時處理多件任務幾乎被視為一種必需技能。我們理所當然地認為，員工必須能夠同時完成幾件事情，即使這些可能只是簡單的事情，如同時傳送電郵和聊天。可是，同時執行幾項任務等於我們的工作效率更高的觀點其實並不正確。
美國心理學協會的研究 (2) 顯示，我們所認知的多任務處理不僅成效低下，而且效率甚低。這是因為「多任務處理」一詞並非是準確的用詞。Dave Crenshaw 在其著作《The Myth of Multitasking》中解釋：「大多數人口中的「多任務處理」其實是指「切換任務」。不管他們怎麼做，在兩件事情之間快速切換只會帶來低下的成效及效率。」
這種工作方式不僅耗時，而且會對您的心智能力帶來負面影響。斯坦福大學的一項研究 (3) 發現，員工若同時處理多項任務，其業績和專注力會變得更差。實驗證明 (4)，當您將專注力從一項任務轉移至另一項任務時，您的一小部分思緒仍然會集中在上一個任務中。每次您將專注力回來切換時，您都必須提醒自己剛才正在做什麼，同時您亦會被另一項任務稍微分心，而這會增加您認知能力的負擔。
根據更多的研究 (5)，同時處理多項任務比每次只專注於一項任務時多花 40% 的時間。事實上，加州大學的 Gloria Mark 發現，人們需要 25 分鐘 (6) 才能將專注力重新集中至我們上個被打斷的任務。
那麼，如果多任務處理的工作方式不奏效，那麼我們應怎樣做？
1. 監察和計劃
Carl Reader 建議我們花幾天時間，仔細監察您平日所做的事情。他表示：「透過花點時間記下我正在處理的任務，我可更容易地看到，自己其實只花了很少時間在真正重要的事情上。」
明白了這一點後，Reader 開始認真規劃每天的時間，以充分運用時間。他表示：「我想安排自己的時間，而不是讓時間來掌控我。現在，我會在晚上列出第二天完成具體任務的所需時間，以及安排空餘時間，以便處理任何其他事情。開始這個做法後，我十分驚訝自己原來能夠完成這麼多的任務。」
不再同時處理多項任務，找回每天寶貴的時間
2. 做一個「任務機會主義者」
在《福布斯》(7) 的一篇文章中，Shani Harmon 和 Renee Cullinan 建議人們不要嘗試同時做所有事情，而是成為「任務機會主義者」，即抓住時機，在合適的時段內完成相應的任務。
首先，他們建議我們根據每項任務所需的時間，將待辦事項分為三個「桶」（小型、中型和大型桶）。為任務分好類後，您就可以充分運用每天的時間，並將自己的工作效率提升至最高。
小桶的任務（即最多 15 分鐘便能完成的任務，如回覆電郵）只需十分短的時間便可完成。
中桶的任務（即需要花費一些精力和專注力才能完成，但仍相對地容易掌控的任務）可以在會議突然取消，或航班延誤時解決。
而大桶的任務（即需要花費大量精力的任務，如撰寫策略文件或分析數據）則需要您特意在日程中作出安排，以便騰出時間來完成它們。
正如 Harmon 與 Cullinan 所建議，如果我們能夠在短時間內快速完成中小型任務，那麼就可以把更多精力花在最為重要的大型項目上。
3. 將一天劃分為多個時段
生產力研究專家 Marianne Page 認為，若我們能把一天劃分為多個時段，工作效率就會大大提高。例如，我們可以將時間劃分為 90 分鐘的時段，並在中間加入短暫的休息時間。然後，我們可將為每個時段分配一項任務、項目的一部分，或某個業務領域，並規定自己在特定時間內不能偏離這些任務。
Page 解釋：「首先，您需要提前計劃每天的日程，讓自己的潛意識知道自己將要做什麼，並為每個『時段』訂立時間限制，好讓自己在腦海裡計劃工作安排。您可在中間的休息時間恢復精力，並將您的注意力轉移至下一個任務或業務領域。」
4. 採用番茄工作法
番茄工作法指的是把任務分為多個較小的部分（每個部分一般需時 25 分鐘），並在每個部分之間加插休息時間。這種時間管理方法由 Francesco Cirillo 在 1980 年代後期所創立。他在大學時期經常為學習效率低下的問題所困，後來他使用了番茄形的廚房計時器計時幾分鐘（此時間管理法亦以此命名），並在短時間內專注學習。時間到了時，他便休息一下，獎勵自己。
這個方法奏效了，他發現自己能夠更好地專注於手頭上的任務，最終亦能夠完成更多的任務。許多應用程式都採用了這種簡單但有效的方法，如 Marinara Timer (8) 和 PomoDone (9)；兩者均提供易於使用的計時器，以助您掌握這種時間管理方法。
5. 潛心工作
強大的意志力是另一項能夠提高工作效率的技能。作者兼教授 Cal Newport 在他的華爾街暢銷書《深度工作力》(Deep Work) 中大力宣揚了專注於一項任務而不分心所帶來的力量。
他形容深度工作力為「21 世紀的超能力」，並將之定義為「在毫不分心的狀態下所完成的專業活動，而且這種專注力可將人們的認知能力推至極限。深度工作力可創造新價值、提高您的技能，而且難以複製。」
Newport 提出深度工作力的四大原則：建立與外界隔絕的空間和時段，以便工作時不受干擾；關掉社交媒體的應用程式和通知功能；對工作感到厭煩時，抵抗住切換任務的欲望；以及「摒棄浮淺工作」，即盡量減少花在耗時且不重要的任務之時間。
這種方法之所以具有如此大的吸引力，是因為它並非孤注一擲的工作方式，您不必完全擺脫干擾。相反，您只需在深度工作時，才需要完全地擺脫這些干擾。
6. 做一個狩獵者
另一種更進取的方法，就是由網上表格製作軟件開發商 JotForm 的創辦人 Aytekin Tank 所提出的狩獵法則。這個法則源於馬克·吐溫的著名的「先吃掉青蛙」比喻（指我們每天應先完成自己最不想做的任務）；Tank 建議人們每天只專注於一項任務，但必須把完成這項任務看作當日的目標。
正如 Lila MacLellan 為 Quartz 撰寫的文章所提到 (10)：「您只需要選擇當天的重點任務，即使它不會佔用您一整天的時間也可以。接著，在便利貼上寫下這項任務，把它貼在您的手提電腦上，並視之為您今天工作的北極星。當您開始分心、想查看新短訊、想起自己的乾洗衣物，或想做任何其他人們在工作時想做的各種奇怪事情時，便立即看一眼您的便利貼。」
Tank 的方法之靈感來自人類早期的生存策略。他寫道 (11)：「獵人如果當日成功狩獲獵物，他和他的家人就有食物可吃；如果失敗，就必須餓著肚子，就是這麼簡單。他才沒有時間檢查電郵，參加浪費時間的會議，或回覆跟進電郵，更不會有時間列出待辦事項清單。」
Matthew Jenkin 是一位活躍於美國的記者，曾擔任《衛報》求職者和轉職者社群網站 Guardian Careers 的編輯
資料來源：
(1) https://en.wikipedia.org/wiki/Ramp-up
(2) http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx
(3) http://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/
(4) http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399
(5) http://www.apa.org/monitor/oct01/multitask.aspx
(6) http://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html?_r=0
(7) https://www.forbes.com/sites/harmoncullinan/2016/10/06/stop-all-multitasking-become-a-task-opportunist-instead/#79d8c5061361
(8) https://www.marinaratimer.com/
(9) https://pomodoneapp.com/
(10) https://qz.com/work/1369733/the-hunter-method-productivity-hack-can-bring-clarity-to-your-day/
(11) https://www.jotform.com/blog/to-do-list-alternative/
