成功時間管理的秘訣在於您的性格優勢。那麼您是戰鬥英雄、善於交際的開心果、默默耕耘的工作狂、好好先生還是完美主義者？Matthew Jenkin 報導
從教練到應用程式，市面上有數之不盡的產品和服務，聲稱可以助您改善管理工作的能力，以及提高您的工作效率。可是，為什麼市場推廣部的 Lucy 每天都可以順利完成各種任務，並準時放工，而您到下午 5 點時仍僅能完成待辦事項清單上的一半任務呢？這是因為有效的時間管理並不取決於我們工作多久，關鍵在於我們的性格。
僱主們長久以來一直在猜測，時間管理並沒有一刀切的處理方法，因此 Myers-Briggs 性格分類法 (MBTI) (1) 等個性測試便成為了企業評估員工的常用方式。許多人認為 MBTI 之所以如此成功，是因為它十分簡潔易明。這個個性測試共有 93 條問題，並參考了 Carl Jung 的研究成果；它可將所有員工分為 16 種不同的人格類型：內向型、外向型、理性型、情感型，判斷型和感知型的不同組合。
管理顧問兼行為專家 Beverly Flaxington 認為，若要成功地採用任何時間管理方法，就必須考慮到人們在工作上的個別行為及習慣。
她說：「我記得我曾在多年前聘請過人來幫助我整理雜物，從而提高我的工作效率。他們把所有東西都收在箱子裡，然後把它藏起來。可是，我是一個十分重視視覺體驗的人，而且喜歡把東西放在眼前，所以我崩潰了，並且幾乎無法工作。從那時開始，我才明白到我們必須因應人們天生的人格類型，選擇適合他們的方法。」
那麼，五種最常見的人格類型是什麼？屬於這幾個人格類型的員工又應如何管理自己的行為，從而改善時間管理的方法？
1. 戰鬥英雄
像神奇女俠或超人一樣，當這類人看到正在燃燒的大廈時，他們便會在消防隊到達前奮不顧身地飛奔過去。若您給他們一個看似不可能完成的任務清單，他們會以比子彈更要快的速度，妥善完成所有工作。Flaxington 表示，他們最致命的弱點是，當努力完成當天的工作時，他們往往會遺漏及忽略很多細節。
時間管理方法改革：人員發展諮詢公司 Hunter Roberts 創辦人兼企業主管教練 Susy Roberts (2) 表示，這類人十分重視事情的成果，並且經常會在沒有考慮工作的迫切性或重要性的情況下行動。她建議這類員工先退後一步，仔細思考應該先做什麼，而不是一看到收件匣的電郵就開始行動。
《高效能人士的七個習慣》(Seven Habits of Highly Effective People) (3) 的作者 Stephen Covey 亦認同這個說法，並建議這類人以四個衡量指標來為任務評級，分別為重要/不重要、緊急/不緊急。
2. 善於交際的開心果
這類人一旦在場，就必定能令辦公室派對生色不少，但他們每天都花上大量時間與人閒聊，能夠完成任何工作簡直就已是一個奇跡。他們充滿活力、友好、健談且風趣，但是在工作上效率卻十分低下，往往沒開始做幾項任務，便已到下班時間了，更別說要完成全部工作了。Roberts 認為，他們喜歡誇耀自己的成就，這可能會讓人他們比實際上更能幹。
Flaxington 表示：「突然之間，時間已經過去了。他們預計自己今天會完成 15 件事，但卻一直與人聊得不亦樂乎，甚至沒有注意到時間的流逝。」
時間管理方法改革：對於這類人來說，訂立策略可讓他們受益匪淺。Flaxington 建議，接到大型項目時，您應將項目分拆成多個較小的步驟，將任務加入行事曆中，並設定提示訊息。您亦可使用活動總覽整合各種工作和個人活動，從而使工作安排變得更便捷，減少重新安排事項的次數。
電郵管理也相當重要。根據麥肯錫全球研究院 2012 年的研究 (4)，員工一日平均使用超過四分之一的時間來回覆和閱讀電郵。此研究亦發現，處理電郵是員工第二耗時的活動，僅次於「與職責相關的工作」。
市場推廣及銷售專家兼 Fast Company 撰稿員 Zach Hanlon (5) 認為，秘訣是於不再根據主旨「整理」電郵，而應根據截止日期來為這些電郵決定先後次序。他提出了一個策略：根據電郵的迫切性/重要性順序，在收件匣建立五個資料夾，以將之看作為待辦事項清單。
3. 默默耕耘的工作狂
屬於這種人格類型的人會緩慢而穩步地贏得比賽。Roberts 解釋說，他們會全面縝密地考慮所有事情，為人謹慎且有條不紊，在執行任務方面相當獨立。因此，他們會妥善周詳地訂立計劃及劃分優先順序，但可能會被視為過於謹慎，其他員工亦可能會因他們缺乏靈活性而感到沮喪。他們對工作的奉獻精神也可能導致他們不願意讓人分擔工作負擔。
時間管理方法改革：Flaxington 說：「將事情交給別人，並信任別人能夠做好事情有違這類人的本性。因此，您可在日程中挑出三至四件最重要的事情，並專心處理這些事情。單獨列出您認為必須完成的事情，並決定您可以指派其他人完成哪些任務。」
指派任務似乎是這類人所面對的常見問題。2007 年一項關於時間管理的研究 (6) 發現，在受訪的 332 間企業當中，接近一半的公司擔心員工指派任務技能不足的問題。內容行銷公司 AudienceBloom 創辦人兼行政總裁 Jayson DeMers 於為 Inc(7) 撰寫的一篇文章中，為那些不擅長指派權任務的領導人員提供了一些建議。例如，除了分清優先順序外，他還建議領導人員將任務分配予擁有最合適技能的員工，而不是將工作量最輕的任務分配給他們。
4. 好好先生
這類人極具團隊精神，最重視幫助和支援他們的同事。人們都說分享即是關愛，可是危機在於他們不懂得如何拒絕，最終可能會令自己力不從心。Roberts 解釋說，他們最後要麼工作時間過長，要麼無法在期限前完成工作。
時間管理方式改革：心理治療師兼人生教練 Hilda Burke (8) 認為，這類人必須學會說不：「您可能需要一些時間才能適應這種工作安排，但這並非不可能任務。如果您仍然無法拒絕別人，並開始感到不堪重負，那麼您必須在工作時稍作休息。」
這聽起來或許像是理所當然的事，但研究結果指出，定時休息的確能夠提高員工的工作效率。DeskTime 是一款可追蹤員工電腦使用情況的生產力應用程式，它發現最完美的休息時間為 17 分鐘。1999 年，康乃爾大學的人體力學研究實驗室採用了一個電腦程式，以提醒員工辦公時定期稍作休息。
這個研究項目得出了一個結論 (9)：「收到 [提醒他們停止工作] 提示訊息的員工之工作準確率比沒有收到提示訊息的平均高 13%」。這種簡單但有效的方法催生了許多應用程式，如 Marinara Timer (10) 和 PomoDone (11)。
5. 完美主義者
顧名思義，這類人雖然或會需要很長的時間才能完成任務，但他們卻是重質不重量。Flaxington 解釋說，由於準確性對他們來說非常重要，所以當他們手上有太多工作時，他們會感到不堪重負，力不從心。如果您試圖強迫他們加快進度，他們會變得非常緊張。
時間管理方法改革：雜亂無章是完美主義者的頭號敵人，所以裝滿未讀訊息的雜亂收件匣會令他們感到恐懼。隨著電郵流量按年增幅預計為百分之四 (12)，您越早著手解決問題越好。您可以採用多種方式，以處理電郵數量過多的問題。
當中最著名的方法名為「清空收件匣」，即是將收件匣保持為空或幾乎為空。這可能本身就是一項工作，但這個方法的發明者 Merlin Mann 說 (13)，收到新訊息時您有五種的選擇：刪除、分配、回應、推遲或執行。這樣，您便可以有效地將收件匣變成待辦事項清單，助您作出有關確定優先順序及有效率地完成工作方面的艱難選擇。
Matthew Jenkin 是一位英國自由撰稿人，曾擔任《衛報》求職者和轉職者社群網站 Guardian Careers 的編輯
資料來源：
(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/
(2) http://www.hunterroberts.com/
(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823
(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need
(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when
(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html
(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress
(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html
(10) http://www.marinaratimer.com/
(11) https://pomodoneapp.com/
(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk
