隨著遙距辦公的興起，我們如何確保能夠透過傳統的對話方式，與他人有效地溝通？Alison Coleman 將於本文為您一一探討
數碼技術改變了我們的溝通方式，背後的代價則是犧牲了面對面的交流。正如心理學家蘇珊‧品克 (Susan Pinker) 在她的作品《村莊效應》(The Village Effect) 中所說：「在短短的進化過程間，我們已經從擅長解讀彼此每個姿勢和意圖的群居靈長類動物，變成了一個孤獨的物種；我們每個人都只會專注於自己的螢幕。」
這種現象在現代辦公空間中尤其明顯。員工們（特別是日益增長的遙距辦公和流動辦公員工）越來越依賴透過電郵、短訊和即時通訊與同事互動。英國癌症研究中心的一項研究 (1) 顯示，千禧一代（他們將於 2030 年佔勞動人口的 75% (2)）正在回避面對面的談話，轉而採用網上聊天的方式，並且這種趨勢似乎不會輕易消失。
露出臉來
雖然電子通訊的速度似乎超越了耗時的現實互動，但我們不應低估在辦公空間進行面對面交談的重要性。研究結果顯示，放棄經常與他人聊天（不論是與同事還是身邊的其他人）會為我們帶來負面影響。這不僅會影響我們的健康和幸福，還會拖低我們的工作效率。
與人面對面交流對我們生活品質所帶來的提升，是網上互動所無法比擬的 (3)。由俄勒岡健康與科學大學展開的一項研究 (4) 發現，過少的面對面社交互動會令患上抑鬱症的風險增加幾乎一倍，這不禁令人深表擔憂。
惠普公司的一項研究 (5) 則表明，同事之間的談話可以使員工工作表現提升 20%，而另一項研究則發現，72% 在職場擁有好友的員工對他們工作的滿意度更高。
發出聲來
社交聯繫應被視為與進食和睡眠同等重要的基本人類需求，因為失去社交聯繫會為人們的情緒、心態和工作表現帶來負面影響。但如果您採用遙距辦公方式，誰會注意到這點？
行為專家 Richard Daniel Curtis 表示：「遙距辦公產生負面影響的早期警號是員工會開始遺忘日常社交活動，例如忘記祝同事生日快樂，或找藉口不參加面對面的會議。在那之後，您可能會注意到這些員工的經理無法確定他們在項目中所擔任的角色，或是無法跟蹤他們的工作進度。」
機構必須明白面對面交流的好處，並鼓勵同事之間展開更多對話。然而，當今遙距辦公的員工數之不盡，我們要如何才可鼓勵他們展開對話，以運用身體語言與面部表情去表達不同的想法及情感？
此時，毫不起眼的電話便有著比數碼通訊方式優勝之處，因為它可為談話加入語調的元素。語調能讓話語具有深度和情感，並會透露說話者對於討論內容的看法。短訊和電郵只有書面文字，僅能依靠接收方自行解讀，無法提供語調或肢體語言的效果。
當我們使用 Skype 和 Google Hangouts 等視覺溝通渠道時，肢體語言（包括眼神接觸和手勢）在對話中的作用更為突出，因此這些渠道提供了僅次於面對面交流的理想選擇。
專家表示，同事之間的談話可以使工作表現提升 20%
展開視像會議
能否真正地看到某人的臉會影響互動的成功與否。由 Mahdi Roghanizad 和 Vanessa K Bohns 展開的研究 (6) 表明，面對面作出的請求之成功率是經由電郵提出的 34 倍。好消息是，這個時代的員工可以透過 Skype 或其他視像會議工具輕鬆進行「面對面」交流。與電郵，甚至電話通話相比，視像對話可以讓我們看到對方的肢體語言，為我們提供有價值的視覺線索，以助我們了解對話的上下文語境。
商業心理學公司 Pearn Kandola 的領導才能發展部主管 Stuart Duff 表示，在使用視像會議方面，應該由領導層定下基調。該公司展開的研究表明，最為成功的領導者經常會使用視像會議與他們的團隊交談，並會在會議中安排「社交時間」。
Duff 表示：「這種做法可讓他們的團隊在展開業務議程前了解彼此的近況，並享受彼此的陪伴。效率欠佳的領導者往往過度依賴電郵或電話會議，因為他們認為難以定期舉辦視像會議。真正的挑戰在於領導者的態度和心態。」
閒聊的重要性
談話的類型也很重要。儘管以往的僱主一般對辦公室中的閒聊感到不滿，但組織心理學家 Cary Cooper 教授爵士卻認為，閒聊對於團隊建立和工作表現至關重要。
他說：「每個人都需要滿足社交方面的需求。閒聊的話題可以是足球比賽、我們看過的電影、我們的孩子、家庭問題，以至世間萬事萬物。閒聊的作用在於建立人際關係；我們與其他人閒聊得越多，我們就越了解彼此，關係就會越緊密，而我們的工作效率也會變得越高。」
多項研究的結果亦證明了這個看法。這些研究發現，當員工無法閒聊時，他們的工作效率反而會下降，完成工作的可能性也隨之降低 (7)。
打破文化障礙
這種形式的互動之所以有所減少，另一個因素可能在於太多企業的員工來自不同的文化背景，因此同事之間改為採用電郵通訊，以避免面對面交談時可能出現的尷尬場面。但是，眾所周知，電郵及其內容很容易會被誤解。
電郵收件人很容易就會錯誤地判斷訊息的語氣或迫切性。即使是簡單的問候，無論是使用「你好」還是「嘿」，或者根本不使用問候語，不同的收件人對此都會有不同的解讀。以上因素再加上語言障礙或文化差異的可能性，資訊只會變得越來越模棱兩可。
職業心理學家兼 WiseAmigo 創辦人 Paul Smith 表示：「有些文化會使用完全不同的方式來建立聯繫或信任，所以員工必須花時間去嘗試理解這一點。我們不自覺地努力收集最多的資訊，以度身訂造用於與他人溝通和說服他人的方法。我們可以透過頻繁練習來建立溝通習慣，從而更好地與人互動和建立關係。」
Alison Coleman 是英國《Guardian Small Business Network》的長期撰稿人，同時亦為英國董事學會成員刊物《Director》雜誌撰稿
資料來源：
(1) https://www.independent.co.uk/news/health/millennials-social-media-cancer-research-uk-study-a8182211.html
(2) https://www.wired.com/insights/2013/08/the-rise-of-the-millennial-workforce/
(3) http://psycnet.apa.org/record/2003-99636-019
(4) https://www.psychologytoday.com/us/blog/the-athletes-way/201510/face-face-social-contact-reduces-risk-depression
(5) http://www.hpl.hp.com/techreports/94/HPL-94-23.pdf
(6) https://hbr.org/2017/04/a-face-to-face-request-is-34-times-more-successful-than-an-email
(7) https://blog.trello.com/surprising-cognitive-benefits-of-small-talk-at-work
